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100人の壁を超えろ!全社キックオフで役員パネルディスカッションをやってみたら、かなり良かった話

先日(2018/09/03)、全社員参加のキックオフを開催しました。さっそく人事の中村がレポートを書いてくれています!
※通常であればオフラインで集まってやるのですが(全員が一度に集まるのは年2回のキックオフのみなのでとても貴重な機会)、超大型台風が近づいていたため、東京拠点以外のメンバーは原則リモートで参加することになりました

この中でも取り上げられている、役員をパネラーとしたパネルディスカッションを企画&実行(モデレートも)しました。

パネルディスカッションを実施した目的と理由

キックオフが少しマンネリ化していることは僕自身も感じていましたし、似たような感覚の人も周りにはいました。なんとかアップデートしたいなーと思っていたときに、メルカリさんが「毎週の全社会議で行われる経営陣の話を、プレゼン型からパネルディスカッションに変えた」というのを見て、コレだ!と。速攻社長に話をして、企画書をBox Notesでササッと書いて、じゃあやってみようか、となって実現したわけです。

参考までに、企画書の最後に書いた「自分の想い」部分を抜粋します。

【想い】
キックオフはサーバーワークスオフラインイベントとして非常に重要な存在になると思っています。また、人数も増え、意見が多様化する中、既存のキックオフに対する改善を要求するフィードバックも多数寄せられています。

オフラインの熱量を最大に活かすために、より双方向的なコミュニケーションを生むことを目的にしたいと考えています。オフラインで集まること自体は目的ではないはずです。目的を達成するためにより効果的な手段であり、かつ副次的な効果を生み出せるから、だと思っています。

キックオフで一番重要視したいのはやはり「Have Backbone; Disagree and Commit」です。コミットメントの量も質も高めるためにはDisagree(意見を伝える、そして相手に伝わったと本人が自覚する、そして行動につながっていく)の機会があることが必要だと考えます。言いっぱなしだとか、フィードバックしっぱなしだとか、うまくループが回っていないと感じる方が多い状況を脱するために、「Have Backbone; Disagree and Commit」を主軸にキックオフ運営は実施したいです。

パネルディスカッションで利用したツールの紹介

参加者がちゃんと「参加」した気持ちになって、納得感をもってその後のアクションにつなげてほしい、という意図があったので、なるべくただ聞いているだけのパネルディスカッションにしたくはないなぁと考えていました。

参加者とパネラーとの間にコミュニケーションを発生させるために、ふたつのツールを利用しました。

ニコニコメソッドをniconico speenyaで実現

Google Chromeのブラウザ拡張機能として、オーバーレイで投稿コメントをニコニコ動画風に流せます。環境はもちろんAWSでサクッと作りました(ALB+EC2<t3.nano>)。いわゆる技術畑から業務が離れて久しいので構築がすごく楽しかったですw 無料ドメイン取得して、ACMで証明書取得して、さくっと無料でTSL環境が用意できるってほんとAWSってすごい。検証期間も合わせて$5くらいしかかかってないと思います。

既存の絵文字リアクションもカスタマイズしました。当社のSlackでよく使われていて、パネルディスカッションでも違和感がないだろうということで「なるほど」と「しゅごい」を追加しました。

GoogleスライドのQ&A機能はけっこう優秀

上記ツールを使うため、Chrome上でプレゼンテーション資料を投影することが必要です。そのため今回はGoogleスライドを利用しました。その際に、リアルタイムコメントを本番で拾いきれないことを想定して、別で質問は受けたいと考えました。最初はSlidoを使ってみようかと思ったんですが、無料プランだと公開設定になってしまうので、ちょっと悩みました…。

が、なんと似たような機能がGoogleスライドそのものに実装されていることを知ったので、これを使うことにしました。

Q&A用に発行されたURLにアクセスすると、質問する側にはこのような画面が表示されます。匿名で質問することも可能ですし、他の人が質問したことに対して「いいね」を送ることもできます。

プレゼンター側には以下の画面のように発表者ツールのひとつとして、記入された質問が随時更新されていきます。

で、プレゼンター側で「表示」をクリックするとこんな感じで投影スライドに質問事項が表示されます。
※画面上部のリンクはQ&A機能を有効にすると自動的に常時表示されるようになります。

やってみてどうだったの?

ポジティブなフィードバックがけっこう多くて、ひとまず安心しました。定期開催してほしいとか、キックオフはもう全部これでいい、とか嬉しい言葉がたくさんいただけてホントにやってよかったです。

パネルディスカッションで取り扱う議題も事前に全社員向けに募集をしており、経営陣からすると耳が痛くなりそうな質問もかなり多かったです(Box Notesへのアクセスがすごいことになってました)。ただ、お仕着せのパネルディスカッションだと逆効果だと考えたので、できる限り切り込んだ内容かつ現場の声を届けるんだという想いで、議題選定とモデレートを実施したこともよい結果につながったかと思っています。今回利用したツールも、空気感の醸成とか、なんか新しいことやってるぞ、というワクワク感につながったのが良かったのかなーと。

もちろん反省も多くあります。コメントしたのになかなか拾いきれず、リアルタイムなやりとりがそこまでできなかったり、パネラーがコメントを確認する術がなかった(画面は後ろなので、振り返らないと確認できなかった)とか、質問システムもQAの時間がほとんどなく取り上げたのはひとつの質問だけになってしまったり…。ただ、そこは次回の運用でなんとかなるかなという気もしていますし、今回立てた目的の本質は8割近く達成できたと自負があるので、次回もっといいものになる予感しか今のところしていません。

準備含めて思ったよりも大変でしたが、同時に得たものも思ったよりかなり多かったと感じています。全社キックオフなどでマンネリを感じている方、ぜひ実施してみてはいかがでしょうか?

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