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総務アシスタントの「創造性」と「ワクワク」が会社を変える?ユニークなアカツキ総務チームの全貌。

アカツキの総務チーム は、オフィスの環境整備や備品管理といった一般的な総務の仕事も担当しますが、仕事に対する考え方やアプローチは他の会社の総務とは、まったく違います。常にメンバーの意見に耳を傾けながらオフィス環境や福利厚生、その他さまざまなメンバーの働く環境に関して自分たちで改善点を見つけ出し、アップデートし続けていくことを目指しています。つまり、自分らしいアイデアや創意工夫が存分に活かせるクリエイティブな部門なのです。

「こんなオフィスならもっと会話が弾むはず!」「こんな福利厚生があったらみんなが喜んでくれるのでは?」といったアイデアをどんどん形にしていくことが求められる仕事なので、総務チームで一緒に働く仲間には、業務経験に加え、「誰に何をしたら喜んでもらえるかを楽しみながら考え続けられる力」を大切にしてもらっています。実際に総務チームのリーダーは大手外食チェーン店のアルバイト経験者であり、元アパレル業界や元美容師といったサービス業出身のメンバーも活躍しています。

今回はそんな総務チームのスタッフたちが手がけた仕事を紹介するとともに、アパレル業界のデザイナーからアカツキの総務アシスタントに転身した小堀さんにもお話を伺い、アカツキの総務チームで働くことの面白さ、そこで得られる仕事のやりがいに迫っていきます。



メンバーの働きやすさ、コミュニケーションの取りやすさを考え抜いたオフィス移転プロジェクト

アカツキが現在のオフィスである「oak meguro」に移転したのは約2年前。すでに約600名のメンバーがいたので、オフィス移転は総務チームにとっても一大プロジェクトでした。メンバー同士のコミュニケーションを大事にするアカツキらしいオフィスを作るために、メンバーが集うスペースのデザインや部門間の導線にこだわったほか、机やモニターといった什器、倉庫の大きさや郵便ボックスの配置場所など、オフィス運用を担当する総務チームのスタッフだからこそ思いつく細かな意見まで、みんなでたくさんのアイデアを出し合いながら新オフィスの設計を進めた結果、現在のようなオフィスが完成したのです。さらにオフィスのアップデートは移転後も継続的に行っており、どんな会議内容もオープンになる「ガラス張りの会議室」、メンバーの執務フロアでは、立つと周りが見えて、座れば作業に集中できる「高さ150cmの間仕切りにも総務チームのアイデアが活かされています。


メンバーの健康を支える福利厚生、他社にないユニークな制度や施策の企画・運用も担当

「100年以上続く偉大な会社」を目指しているアカツキでは、メンバーの健康づくりをサポートする諸制度や福利厚生の整備に力を入れており、こうした施策の企画立案や運用も総務チームが担当しています。毎日提供しているランチケータリングでは、管理栄養士が考案した栄養のバランスに配慮されたメニューが日替わりで登場。既製品ではないオーガニック食材のみを使用して、毎日手作りで作られています。そのほかにも、カウンセリング、「Dr.ストレッチ」の出張サービス、さらには常駐バリスタによる本格的なコーヒーやスムージーの販売など、他の会社にはないような新たな福利厚生の企画、既存施策の改善にも力を入れています。また、健康以外の制度でも総務チームの発案はさまざまな場面で活かされています。最近では一定期間、傘置き場に放置されたビニール傘をメンバーの承諾を得た上で回収し、社内の誰もが自由に活用できる「シェア傘」として運用するという施策が総務チームのアイデアから生まれました。

服飾デザイナーから総務アシスタントへの転身。未経験で飛び込んだ、IT・エンターテイメント業界。

きっかけは「魅力的なオフィス」と「会社のビジョン」でした。

大学卒業後、新卒でアパレルメーカーに入社してニットのデザイナーとして働いていました。チーフデザイナーのアシスタント的な役割をしていたこともあり、「誰かをサポートをする仕事に就きたい」と考えて総務系のデスクワークを探していたときに、転職エージェントの方から勧められたのがアカツキでした。ホームページを見ると、とにかくキレイなオフィスの写真に驚いたのですが、私がさらに惹かれたのはアカツキが会社として掲げているビジョンや理念でした。社名の由来にもなっている「世界に夜明けを」という言葉もそうですが、「自分たちが提供するもので世の中の人たちを幸せにしよう」という考え方に心を動かされました。エンターテイメント業界で働くことは初めてでしたが、自分たちが作ったもので誰かを幸せにするのはアパレル業界も同じですからね。


MacやExcelに慣れることからスタート。入社当初は自分で考えて仕事を進めることにも苦労しました。

前職でもPCは使っていましたが、Macは初めてだったので入社直後はショートカットキーを覚えるのに苦労しました。また、デザイナーだったのでExcelのようなスプレッドシートはほとんど触ったことがなかったのですが、総務チームでは表をつくる仕事がとても多いんです。まずは自分で作ってみて、それをもとに上司や先輩にアドバイスをいただくという形で少しずつ覚えていきました。そして入社当初の私がさらに戸惑ったのは、「まずは自分がどうしたいのかを決め、どうすれば上手くいくかを考える」というアカツキでの仕事の進め方です。前の会社では「先輩の言う通りに」「以前と同じやり方で」というスタンスで仕事をしており、自分で考えることに慣れていませんでした。それでも、次第に考えること自体が楽しくなり、自分のアイデアを実現できる仕事にやりがいを感じるようになりました。もちろん自分で考えると言っても仕事を丸投げされることはなく、上司や先輩が要所でアドバイスをしてくれるので、安心して仕事ができています。


仕事の6割は企画系の考える仕事。ソフトウェアライセンス費150万円の削減にも貢献。

入社当初は電話応対や備品管理といったルーチン的な業務の比率が高かったのですが、総務チームの人員が増えた今では上司の高木から「ルーチンワークは仕事の4割、残りの6割は考える仕事をしよう」と言われています。私たちはさまざまな部門のメンバーから相談を受ける機会が多いのですが、常に「相手が求めていることの本質をできるだけ早くつかむ」ことを意識するようにしています。依頼の本質を掘り下げることでスピーディーな対応ができ、結果としてメンバーから感謝してもらえることも多いのです。また、相談対応だけでなく大きなプロジェクトに関わることもあります。入社から半年ほど経った後にソフトウェアのライセンス管理と棚卸しを任されたことがあったのですが、社内で本当に必要なライセンスを取捨選択したうえでソフトウェア業者と契約交渉を行い、年間で約150万円程度のライセンス費を削減するという成果を出すこともできました。


刺激的な毎日が、少しずつ私をアップグレードさせてくれます!

最近の総務チームでは「各自が得意分野を持って企画や改善案を提案しよう」という方針で動いています。私は上司からオフィス環境の改善業務を引き継ぐ予定であり、高木から勧められているオフィス環境の構築・改善に関するさまざまな本を読んで勉強を進めているところです。一口にオフィス環境の改善と言っても会議室のデスク選びからエンジニアが集中できるブースの設置、メンバー同士の話が盛り上がりやすい休憩室のレイアウトなど、非常に幅広く奥が深い領域です。それでもメンバーみんなのモチベーションや生産効率を上げるオフィスづくりに挑戦できるということで、今からとてもワクワクしています。入社当時は総務の仕事ということで「ルーチン業務ばかりで飽きてしまうのでは…」という懸念もあったのですが、入社から1年が経った今でも毎日が刺激的であり、まったく飽きる心配はありません(笑)。全くの未経験の私でも、日々前向きに新しい挑戦を楽しむことができています。転職をお考えの方はぜひ、一度アカツキの門を叩いてみてください!

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